Coordonnatrice administrative/coordonnateur administratif national/National Bilingual Administrative Coordinator

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Soyez l’étincelle! Joignez-vous à notre équipe passionnée et aidez-nous à accomplir de grandes choses dans notre communauté!

Description

Le programme Emplois d’été Échanges étudiants du YMCA est un programme d’échanges national coordonné par le YMCA et financé par le ministère du Patrimoine canadien. Chaque été, pendant six semaines, des jeunes canadiens de 16 et 17 ans se rendent dans une autre province où ils séjournent chez une famille d’accueil locale, exercent un emploi rémunéré, pratiquent leur deuxième langue officielle et participent à un programme d’activités hebdomadaires.

Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative doit poursuivre des études postsecondaires et soutenir les coordonnateurs régionaux et le coordonnateur national ou la coordonnatrice nationale dans les activités administratives du programme. Ses responsabilités comprennent la création et la tenue à jour de dossiers, le suivi des documents en retard auprès des participants, du personnel et des employeurs, le soutien de la formation du personnel et de la promotion du programme, l’examen des demandes de remboursement, le suivi des fournitures et des stocks, la distribution des documents du programme, l’aide à l’organisation de voyages et la réalisation d’autres projets au fur et à mesure qu’ils se présentent.

Dans ce poste, vous effectuerez les tâches ci-dessous

• Fournir un soutien administratif aux coordonnateurs régionaux et au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale pour assurer le fonctionnement efficace du programme.
• Collaborer avec les autres coordonnateurs administratifs de l’ensemble du pays pour échanger les pratiques exemplaires et soutenir les initiatives nationales.
• Aider le coordonnateur régional ou la coordonnatrice régionale à assurer la logistique de la formation du personnel et la prestation de certaines séances de formation, ainsi que la promotion du programme.
• Aider le coordonnateur national ou la coordonnatrice nationale à organiser les déplacements du personnel et les activités du programme.
• Communiquer avec le personnel et les employeurs au sujet des formulaires et des demandes de remboursement en retard afin de tenir des registres précis et d’assurer la remise des documents en temps opportun.
• Effectuer des visites de contrôle du programme une ou deux fois par été pour évaluer la prestation et la conformité du programme.
• Effectuer toutes autres tâches connexes qui vous sont confiées.

Formations et jours de travail obligatoires

• Trois formations devront être suivies obligatoirement. La première aura lieu en fin de semaine en janvier. La deuxième aura lieu en fin de semaine début mars et la troisième début mai. Leurs dates seront confirmées au moment de l’embauche.
• Les formations auront lieu en personne et pourront nécessiter de voyager pendant deux à quatre jours au Canada, toutes les dépenses liées au voyage et à la formation étant à la charge du YMCA.

Emplacement, période d’emploi et salaire

• Le coordonnateur administratif national ou la coordonnatrice administrative nationale doit résider dans la région du Grand Toronto.
• Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative pour l’Ontario doit résider dans la région du Grand Toronto.
•  Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative pour le Québec doit résider dans la région du Grand Montréal.
• Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative pour l’Ouest canadien doit résider en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan ou au Manitoba.

• Le coordinateur administratif travaillera 15 heures par semaine de janvier à mai, et 37,5 heures de mai à août. Le salaire de départ est de 21,30 $ de l'heure.

Admissibilité

• Bilinguisme en français et en anglais
• Être inscrit(e) à un programme d’études postsecondaires à temps plein.
• Être disponible le jour, en soirée et en fin de semaine et être prêt(e) à faire du poste de coordonnateur administratif ou de coordonnatrice administrative son engagement professionnel principal du 1 ^er mai au 31 août.
• Avoir un accès Internet durant toute la durée de l’emploi.
• Pouvoir participer aux trois formations rémunérées en janvier, en mars et en mai.
• Être disponible pour travailler les jours de voyage.
• Être disponible pour travailler en personne deux jours par semaine au bureau de Toronto (pour l’Ontario et au niveau national).
• Être disposé(e) à voyager au Canada.

Ce qui est indispensable à votre succès

• Engagement à l’égard de la mission, de la vision et des valeurs du YMCA.

• Un engagement à maintenir de solides pratiques de protection qui assurent la sécurité, le bien-être et l’inclusion des enfants et des jeunes.

• Compétences du YMCA: sens des responsabilités, création de relations, promotion de l’amélioration, esprit et direction d’équipe, promotion de l’équité et du bien-être.

Qualifications

• Être inscrit(e) à un programme d’études postsecondaires à temps plein ou expérience équivalente.
• Bilinguisme en français et en anglais (oral et écrit).
• Atout : participation antérieure au programme Emplois d’été Échanges étudiants du YMCA.
• Atout : expérience en formation et en animation.
• Capacité de travailler selon un horaire souple, le jour, en soirée et en fin de semaine, et être prêt(e) à faire du poste de coordonnateur administratif ou de coordonnatrice administrative son engagement professionnel principal du 1 ^er mai au 31 août.
• Accès Internet durant toute la durée de l’emploi.
• Pouvoir participer aux trois formations rémunérées en janvier, en mars et en mai.
• Être disponible pour travailler les jours de voyage.
• Être disponible pour travailler en personne deux jours par semaine au bureau de Toronto.
• Être disposé(e) à voyager au Canada.
• Formation en soutien en santé mentale et en prévention du suicide (p. ex. PPSM, ASIST, etc.).
• Connaissance et capacité de mettre en pratique les principes antiracistes, anti-oppression, positifs à l’égard des membres des communautés 2ELGBTQ, ainsi que les principes de la critique de la situation subie par les personnes handicapées, de la réduction des méfaits et de l’approche axée sur les points forts.
• Engagement à l’égard de la diversité, de l’équité, de l’inclusion et de la création d’un sentiment d’appartenance. 

Atouts

• Participation antérieure au programme Emplois d’été Échanges étudiants du YMCA.
• Formation en soutien en santé mentale et en prévention du suicide (p. ex. PPSM, ASIST, etc.).
• Expérience en formation et en animation.
• Connaissance et capacité de mettre en pratique les principes antiracistes, anti-oppression, positifs à l’égard des membres des communautés 2ELGBTQ, ainsi que les principes de la critique de la situation subie par les personnes handicapées, de la réduction des méfaits et de l’approche axée sur les points forts.

Pourquoi travailler pour le YMCA?

Le YMCA du Grand Toronto est un organisme de bienfaisance qui libère le potentiel des personnes, en les aidant à s’épanouir, à devenir des leaders et à redonner à leurs communautés. Nous nous engageons à aider nos employés à réaliser leur plein potentiel et notre milieu de travail est reconnu pour son excellence. Nous offrons des emplois valorisants et la possibilité de faire toute la différence dans la vie des personnes et dans la santé de nos communautés.

Se joindre au Y permet d’apporter sa contribution à un organisme qui, depuis plus de 170 ans, offre aux participants à ses divers programmes et services des occasions de briller, notamment dans les domaines de la santé et du conditionnement physique, des services de garde agréés, des camps, des services d’emploi et des services aux immigrants, de l’éducation et de la formation, et des services aux jeunes, aux familles et aux aînés. Informez-vous en lisant notre plan stratégique de 2025-2030, Greater Together (Meilleurs ensemble) dans lequel nous décrivons comment nous bâtissons des communautés où les gens se sentent en meilleure santé et plus proches de leurs voisins.

Le YMCA du Grand Toronto est voué à la diversité, à l’équité, à l’inclusion et à l’appartenance. Nous nous efforçons d’éliminer les obstacles à l’emploi et nous reconnaissons que la diversité de nos employés, représentative des communautés où nous travaillons, enrichit les expériences de nos participants et de notre équipe. Employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, nous invitons toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, notamment les personnes racisées, les personnes de couleur, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des communautés 2ELGBTQIA+.

Si nous pouvons rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, veuillez nous le dire lorsque nous communiquerons avec vous au sujet d’une possibilité d’emploi afin que nous puissions, de concert avec vous, adapter ce processus à vos besoins.

Conformément à notre engagement à l’égard de la sécurité et la protection des enfants, les offres d’emploi sont subordonnées à une vérification positive du casier judiciaire. Pendant les quatre premiers mois et tous les trois ans par la suite, une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables est obligatoire.

Le YMCA n’étudie que la candidature des personnes légalement autorisées à travailler au Canada. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais en raison du nombre de candidatures que nous recevons, nous ne pouvons communiquer qu’avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.

Be the Spark! Join our passionate team and help us to achieve great things in our community!

Description:

The YMCA Summer Work Student Exchange (SWSE) is a national program coordinated by the YMCA and funded by the Department of Canadian Heritage. Each summer, for six weeks, Canadian youth aged 16 and 17 travel to another province to stay with a local host, hold a paid job, practice their second official language, and participate in weekly program activities.

The Administrative Coordinator must be a post-secondary student and will support the Regional Coordinators and National Coordinator in the program’s administrative operations. Responsibilities include creating and maintaining files, following up on outstanding documentation from participants, staff, and employers, supporting staff training and program promotion, reviewing expense claims, tracking supplies and inventory, distributing program materials, assisting with travel arrangements, and completing other projects as they arise.

In this role you will:

• Provide administrative support to the Regional Coordinators and National Coordinator to ensure effective program operations.
• Collaborate with other Administrative Coordinators across the country to share best practices and support national initiatives.
• Assist the Regional Coordinator with staff training logistics and delivery of selected training sessions, as well as program promotion.
• Assist the National Coordinator with organizing travel arrangements for staff and program activities.
• Communicate with staff and employers regarding outstanding forms and expense claims to maintain accurate records and timely submissions.
• Conduct program-monitoring visits once or twice per summer to assess program delivery and compliance.
• Perform other duties as assigned. 

Mandatory Training and scheduled work days: 

• Three mandatory training sessions will take place. The first will occur over a weekend in January. The second session will take place over a weekend in early March and the third in early May.  Exact dates will be confirmed at the time of hiring.
• Trainings are held in-person and may require travel within Canada for two to four days; all costs related to travel and training are paid for by the YMCA.

Location, Period of Employment, and Salary: 

• National Administrative Coordinator must be located in the Greater Toronto Area.
• Administrative Coordinator for Ontario must be located in the Greater Toronto Area.
• Administrative Coordinator for Quebec must be located in the Greater Montreal Area.
• Administrative Coordinator for Western Canada must be location in British Columbia, Alberta, Saskatchewan or Manitoba.
• Administrative Coordinator will work 15 hours - January to May, 37.5 hours - May to August. The starting salary is $21.30 per hour.

Eligibility:

• Bilingualism in English and French
• Currently enrolled full-time in a post-secondary program
• Available days, evenings, and weekends – must be willing to make the Administrative Coordinator position your primary professional commitment from May 1 ^st to August 31 ^st.
• Have internet access for the duration of employment
• Able to attend the 3 mandatory paid trainings in January, March and May
• Be available to work on travel days
• Be available to work in-person 2 days / week in the Toronto office (Ontario and National)
• Willingness to travel within Canada

What you need to succeed:

• Commitment to the YMCA’s Mission, Vision & Values
• A commitment to uphold strong, safeguarding practices that protect the safety, well-being, inclusion of children and youth
• YMCA Competencies: Accountable, Relationship-Builder, Improvement-Orientated, Team Player & Leader, Equity and Wellbeing Promoter

Qualifications:

• Currently enrolled full-time in a post-secondary program or equivalent experience.
• Bilingual in French and English (oral and written).
• Previous experience working in the YMCA Summer Work Student Exchange program, an asset.
• Experience in training and facilitation, an asset.
• Ability to work flexible hours, including days, evenings, and weekends, and to make the Administrative Coordinator position the primary professional commitment from May 1st to August 31st.
• Internet access for the duration of employment.
• Ability to attend to the three mandatory paid trainings in January, March, and May.
• Be available to work on travel days.
• Be available to work in person two days per week in the Toronto office.
• Willingness to travel within Canada.
• Prior training in mental health support and suicide intervention (e.g. MHFA, ASIST, etc.)
• Knowledge and ability to integrate anti-racist, anti-oppressive, 2SLGBTQ-positive, critical disability, harm reduction, and strengths-based principles into practice
• Commitment to diversity, equity, inclusion, and building a sense of belonging. 

Assets

• Prior participation in the YMCA Summer Work Student Exchange program
• Prior training in mental health support and suicide intervention (e.g. MHFA, ASIST, etc.)
• Experience in training and facilitation
• Knowledge and ability to integrate anti-racist, anti-oppressive, 2SLGBTQ-positive, critical disability, harm reduction, and strengths-based principles into practice

Why work for the YMCA?

The YMCA of Greater Toronto is a charity that ignites the potential in people, helping them grow, lead, and give back to their communities. We are committed to helping our employees reach their full potential and are recognized as a great place to work. We offer meaningful jobs and the opportunity to make a difference in the lives of individuals and the health of our communities.

Joining the Y means contributing to over 170 years of providing opportunities for people to shine through programs and services, such as health and fitness, licensed child care, camps, employment and immigrant services, education and training, and services for youth, families, and seniors. Learn more in our 2025–2030 strategic plan, Greater Together, which outlines how we are focused on building communities where people feel healthier and more connected to their neighbours.

The YMCA of Greater Toronto is committed to Diversity, Equity, Inclusion and Belonging. We strive to remove barriers to employment and recognize that diverse staff who reflect the communities we work in enrich the experiences of our participants and our team. As an equal opportunity employer, we invite applications from all qualified candidates including racialized people/people of colour, Indigenous Peoples, disabled people/people with disabilities and members of 2SLGBTQIA+ communities.

If we can make the recruitment process more accessible for you, please let us know when we reach out about a job opportunity so we can work with you to accommodate your needs.

In keeping with our commitment to safety and child protection, job offers are contingent on the successful completion of a Police Records Check. Within the first four months and every three years thereafter, a Vulnerable Police Records Check is required.

The YMCA only considers applicants who are legally entitled to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, due to the volume of applications we receive, we can only contact candidates who are selected for an interview.