Administrative Assistant

Adjoint administratif /Administrative Assistant

Emplacement:   Cette offre concerne un poste vacant au bureau de Wellington-Altus à Kirkland.

Notre organisation :

Fondée en 2017, la Financière Wellington-Altus inc. (Wellington-Altus), société mère de Wellington-Altus Conseil Privé inc., Wellington-Altus É.-U. inc., Assurance Wellington-Altus inc., Groupe Solutions Wellington-Altus inc. et Wellington-Altus Gestion Privée inc., est le courtier en placement le mieux coté* au Canada et l’une des sociétés les mieux gérées au Canada. Avec plus de 45 milliards de dollars d’actifs sous gestion et des bureaux partout au pays, Wellington-Altus s’associe à des conseillers et à des gestionnaires de portefeuille prospères et animés d’un esprit d’entrepreneuriat, ainsi qu’à leurs clients fortunés.

* Brokerage Report Card 2025 d’Investment Executive.

L’occasion :

Relevant d’Emad Saad, de Christine Salib et d’Ann Francis, l’adjoint administratif mettra à profit ses compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de service à la clientèle pour offrir un soutien administratif à l’équipe des conseillers et servir les clients, le tout de manière confidentielle et en temps opportun.

 À titre de personne-ressource pour la clientèle, l’adjoint administratif sera responsable de l’exécution précise et en temps opportun des tâches administratives liées à la gestion des comptes des clients et des opérations de l’équipe.

Les principales responsabilités sont les suivantes :

• Remplir tous les documents relatifs à l’ouverture ou à la tenue de compte.
• Aider à préparer les conseillers pour les réunions avec les clients
• Traiter diverses opérations (p. ex., émission de chèques, dépôts, cotisations et retraits ou transferts entrants et sortants).
• S’engager à effectuer un suivi rigoureux de toutes les opérations des clients afin d’en assurer le traitement approprié et de minimiser les erreurs.
• Agir à titre de personne-ressource générale pour les clients (p. ex., fournir des relevés ou des relevés d’impôt).
• Bien comprendre les procédures et les politiques du cabinet.
• Tenir à jour les dossiers des clients et s’assurer que tous les documents et notes sont conformes aux règlements du secteur.
• Effectuer des tâches administratives générales (p. ex., préparer des lettres ou des communications pour les clients).
• Accomplir d’autres tâches, au besoin.

Le candidat idéal possédera les qualités et compétences suivantes :

• Diplôme en administration des affaires, en comptabilité ou en finance ou dans un domaine d’études semblable, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Bilinguisme en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, considéré comme un atout important.
• Au moins cinq ans d’expérience en matière d’administration, de préférence dans le secteur de la finance.
• Le permis d’exercice de l’OCRI est un atout.
• Excellente maîtrise de la suite MS Office, dont Word, Excel, PowerPoint, Teams et Outlook.
• L’expérience des outils financiers est un atout.
• Démonstration d’un haut niveau de responsabilité, d’adaptabilité et d’innovation dans l’accomplissement des tâches quotidiennes et des objectifs à long terme.
• Parler et écrire couramment le français et l’anglais.
• L’expérience de l’ouverture de comptes auprès de l’OCRI est considérée comme un atout important.
• Solides compétences organisationnelles et capacité d’organiser et de gérer de façon proactive un volume élevé de tâches exigeant une intervention rapide.
• Éthique de travail fiable démontrée et capacité à gérer des priorités multiples et concurrentes
• Capacité à s’adapter rapidement aux besoins et aux exigences de travail en évolution
• Orientation clientèle et détermination à fournir un service extraordinaire aux clients à valeur nette élevée.
• Excellente attitude et engagement à fournir un service exceptionnel.
• Aptitudes interpersonnelles, d’influence et de communication exemplaires, sur plusieurs supports (en personne, au téléphone, en virtuel).

Conditions d’emploi :

• Être légalement autorisé à travailler au Canada.
• Une vérification des antécédents, à la satisfaction de l’employeur, peut être exigée du candidat retenu avant le début de l’emploi.

Wellington-Altus Gestion Privée est fermement engagée à l’égard de l’équité et de la diversité au sein de sa collectivité et accueille les candidatures des femmes, des personnes racialisées, des Autochtones, des personnes handicapées et des personnes de toutes les orientations sexuelles et de tous les genres. Toutes les personnes qualifiées qui contribueraient à la diversification de notre organisation sont encouragées à poser leur candidature.

Si vous avez besoin que des mesures d’adaptation soient mises en place pour le processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en informer au moment de présenter votre candidature.

Pour poser votre candidature :

Cliquez sur le bouton « Postuler pour ce poste » pour soumettre votre curriculum vitæ, votre lettre de présentation et vos attentes salariales. Nous communiquerons avec vous si vous êtes sélectionné pour une entrevue. Pour en savoir plus sur les conditions de travail à Wellington-Altus, consultez notre site Web àhttps://wellington-altus.ca/fr/.

Administrative Assistant

Location:   This posting is for an existing vacancy in Wellington-Altus’s Kirkland office.

Our organization:

Founded in 2017, Wellington-Altus Financial Inc. (Wellington-Altus) is the parent company to Wellington-Altus Private Counsel Inc., Wellington-Altus USA Inc., Wellington-Altus Insurance Inc., Wellington-Altus Group Solutions Inc., and Wellington-Altus Private Wealth Inc.-the top-rated* investment dealer in Canada and one of Canada’s Best Managed Companies. With over $45 billion in assets under administration and offices across the country, Wellington-Altus identifies with successful, entrepreneurial advisors and portfolio managers and their high-net-worth clients.

*Investment Executive 2025 Brokerage Report Card.

The opportunity:

Reporting to Emad Saad, Christine Salib and Ann Francis, the Administrative Assistant will use their exceptional organization and client service skills to provide confidential and timely administrative and customer service support to the Advisor team and their clients.

 Acting as a resource person for clients, the Administrative Assistant will lead the timely and accurate completion of administrative tasks relating to managing client accounts and team operations.

Key responsibilities include:

• Completing all paperwork related to account opening or maintenance.
• Assisting in preparing Advisors for client meetings
• Processing a variety of transactions (ex: issuing cheques, deposits, contributions and withdrawals, incoming and outgoing transfers).
• Committing to rigorous follow-ups relating to all client transactions to ensure proper processing and minimization of errors.
• Acting as a general resource person for clients (ex: providing statements, tax slips).
• Having a strong understanding of the firm’s procedures and policies.
• Maintaining client files, ensuring that all documentation and notes are compliant with industry regulations.
• Performing general administrative tasks (ex: preparing letters, client communication pieces, etc.)
• Performing other duties as assigned.

The ideal candidate will possess:

• Diploma in business administration, accounting, finance, or similar field of study, or equivalent combination of education and experience.
• Bilingual in French and English, both oral and written is considered a strong asset.
• Minimum of five years of administrative experience, preferably in finance.
• CIRO license is an asset
• High level of proficiency with the MS Office suite, including Word, Excel, PowerPoint, Teams, and Outlook.
• Experience with financial tools is an asset.
• Demonstrates a high level of accountability, adaptability, and innovation in achieving both day-to-day responsibilities and long-term goals.
• Experience in opening accounts with CIRO is considered a strong asset.
• Strong organizational skills, with the ability to proactively organize and manage a high volume of time-sensitive work.
• A demonstrated, reliable work ethic with the ability to manage multiple, competing priorities.
• An ability to adapt quickly to changing needs and work requirements.
• A customer-focused attitude, with a commitment to providing extraordinary service to high-net-worth clients.
• Excellent attitude and commitment to providing exceptional service.
• Exemplary interpersonal, influencing, and communication skills across multiple mediums (in-person, phone, virtual).

Conditions of employment:

• Must be legally eligible to work in Canada.
• A background check, satisfactory to the employer, may be required of the successful applicant prior to commencing employment.

Wellington-Altus Private Wealth is strongly committed to equity and diversity within its community and welcomes applications from women, racialized persons, Indigenous peoples, persons with disabilities, and persons of all sexual orientations and genders. All qualified individuals who would contribute to the further diversification of our organization are encouraged to apply.

If you require accommodation for the recruitment process, please let us know at the point of application.

To apply:

Click the Apply for This Job button to submit your resume, cover letter and salary expectations. You will be contacted if you are selected for an interview. More information about working at Wellington-Altus can be found on our website at www.wellington-altus.com.